De klokkenluidersregeling kent voor uw kantoor geen grens van vijftig
Bijna elk kantoor dat wij spreken kent het getal vijftig. Onder de vijftig medewerkers hoeft een bedrijf geen interne meldprocedure te hebben, dus een kantoor met achttien of dertig mensen denkt buiten schot te blijven. Voor een aannemer of een reclamebureau van die omvang klopt dat. Voor accountants- en administratiekantoren niet.
Waarom de grens van vijftig voor u niet geldt
De Wet bescherming klokkenluiders verplicht werkgevers met in de regel minstens vijftig werknemers tot een interne meldprocedure. Maar die grens kent uitzonderingen. Voor organisaties die werkzaam zijn op het gebied van financiële diensten, producten en markten en op het gebied van het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering geldt de verplichting ongeacht het aantal medewerkers. Datzelfde geldt voor onder meer de burgerluchtvaart, maritieme arbeid en offshore olie- en gaswerkzaamheden.
De reden zit in de Europese klokkenluidersrichtlijn waar de wet op is gebaseerd. Sectoren die in de bijlage bij die richtlijn worden genoemd, zijn uitgezonderd van de drempel. Accountantspraktijken vallen daaronder, onder meer via de antiwitwaswetgeving waar zij als poortwachter aan gebonden zijn.
De NBA heeft hierover een aparte toelichting gepubliceerd, speciaal voor praktijken met minder dan vijftig medewerkers. De conclusie daarin is dat ook die praktijken een procedure moeten vaststellen voor het melden van een vermoeden van een misstand, omdat zij binnen het toepassingsgebied van de bijlage bij de richtlijn vallen.
Dit geldt al sinds februari 2023
Een detail dat vaak over het hoofd wordt gezien: voor deze sectoren gold geen overgangsperiode. Private werkgevers met vijftig tot 249 werknemers kregen tot 17 december 2023 de tijd om aan de nieuwe eisen te voldoen. Organisaties in de aangewezen sectoren moesten al vanaf 18 februari 2023 een intern meldkanaal hebben, ook met minder dan vijftig werknemers.
Kantoren die nog werken met een regeling uit de tijd van de oude Wet Huis voor klokkenluiders voldoen daar in de regel niet meer aan. De nieuwe wet stelt concrete termijnen, verplicht tot de mogelijkheid van mondeling melden en vereist registratie van meldingen in een register. Dat zijn punten die in oudere regelingen simpelweg niet stonden.
En als uw kantoor geen wettelijke controles doet?
Hier zit de nuance die het onderwerp taaier maakt dan het lijkt. Voor accountantsorganisaties die wettelijke controles verrichten is de zaak helder: die vallen er hoe dan ook onder. Over kantoren die uitsluitend samenstellen, adviseren of administraties voeren is in de branche discussie gevoerd, omdat de wet verwijst naar de bijlage bij de richtlijn en niet naar een lijstje kantoortypen.
De heersende lijn is dat vrijwel elk accountants-, belastingadvies- en administratiekantoor Wwft-plichtig is en daarmee onder de uitzondering valt. Daarnaast bestaat er een aparte verplichting in artikel 20a van de Wwft om medewerkers een mogelijkheid te bieden overtredingen anoniem te melden. Toezichthouder BFT heeft daarbij het begrip 'aard en omvang' ingevuld en komt uit op instellingen met minimaal tien werknemers; voor kleinere instellingen acht het BFT die anonieme voorziening niet verplicht.
Twee regimes die elkaar overlappen, met een drempel die per regime anders ligt. Voor een kantoor tussen de tien en vijftig medewerkers is de praktische conclusie eenvoudig: u moet iets geregeld hebben. Zit u daar ruim onder, laat dan een keer toetsen wat er precies op u van toepassing is. De NBA adviseert leden om bij twijfel uit voorzorg toch een interne procedure in te stellen, en dat is verstandiger dan achteraf de discussie voeren met een toetser.
Wat er in de procedure moet staan
De wet schrijft vrij nauwkeurig voor wat de meldprocedure moet regelen. In hoofdlijnen:
- Wanneer er sprake is van een vermoeden van een misstand, in de betekenis die de wet daaraan geeft.
- Hoe een melder kan melden: schriftelijk, mondeling via de telefoon of een spraakberichtsysteem, en op verzoek in een gesprek op locatie.
- Bij welke aangewezen onafhankelijke functionaris gemeld kan worden, en wie de melding opvolgt. Die rol mag extern belegd worden.
- Een ontvangstbevestiging aan de melder binnen zeven dagen.
- Terugkoppeling over de vervolgstappen binnen een redelijke termijn, met een maximum van drie maanden.
- Vertrouwelijkheid: de identiteit van de melder wordt niet gedeeld zonder zijn instemming, en iedereen die vertrouwelijke informatie krijgt is tot geheimhouding gehouden.
- Registratie van meldingen in een daarvoor ingericht register. Mondelinge meldingen worden opgenomen met voorafgaande toestemming, of nauwkeurig schriftelijk vastgelegd.
- De mogelijkheid om ook direct extern te melden, en de rechtsbescherming die de melder geniet.
Daarbij komt de medezeggenschap. Vaststelling, wijziging of intrekking van de meldprocedure is instemmingsplichtig. Heeft uw kantoor geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en is dat ook niet verplicht, dan is instemming nodig van meer dan de helft van de werknemers. Dat wordt in de praktijk vaak overgeslagen, waarmee de regeling formeel niet rechtsgeldig is vastgesteld.
Drie dingen die in de praktijk misgaan
De klachtenregeling wordt aangezien voor een klokkenluidersregeling. Een klachtenregeling is er voor ontevreden klanten en direct belanghebbenden. Een melder van een misstand hoeft daar geen belang bij te hebben. Het zijn twee verschillende instrumenten, met twee verschillende routes.
De vertrouwenspersoon krijgt de meldfunctie erbij. Begrijpelijk, want het is één persoon minder om te regelen. Maar het zijn andere rollen met een ander doel. Een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen begeleidt een medewerker en handelt alleen met diens toestemming; de meldfunctionaris ontvangt een melding die de organisatie vervolgens moet opvolgen en registreren. Wie die twee in één persoon stopt, maakt onduidelijk wat er met een verhaal gebeurt zodra het verteld is. Dat is precies de onzekerheid die mensen doet zwijgen.
De regeling staat in de kwaliteitsmap en verder nergens. Een procedure die aan alle wettelijke eisen voldoet maar die niemand kan vinden, levert geen meldingen op. Bij een kantoortoetsing is dat te zien; bij een misstand die te laat boven tafel komt ook.
Nul meldingen is geen resultaat. Het is een signaal dat het nog niet werkt.
Wat u nu kunt controleren
Vier vragen die u binnen een halfuur kunt beantwoorden:
- Is er een meldprocedure, en dateert die van na februari 2023?
- Staan de termijnen van zeven dagen en drie maanden erin, en is mondeling melden mogelijk?
- Is er ingestemd door de OR, de personeelsvertegenwoordiging of de meerderheid van de medewerkers, en is dat vastgelegd?
- Kan een willekeurige medewerker binnen een minuut vertellen bij wie hij terechtkan?
Blijft er bij een van deze vragen een stilte vallen, dan is er werk aan de winkel. Meestal niet veel werk, maar wel werk dat op papier én op de werkvloer moet landen.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Wat er precies voor uw kantoor geldt, hangt af van uw werkzaamheden en omvang.
Meer weten?
In een gesprek van een uur lopen we door wat er voor uw kantoor geregeld moet zijn en wat er nu staat. U krijgt daarvan een korte schriftelijke samenvatting, ook als u verder niets afneemt.